Günümüzde sıklıkla kullandığımız mail, teknolojinin gelişmesiyle de birlikte popülerlik kazandı. İş başvuruları, iş görüşmeleri, eğitim ile ilgili bilgilendirmeler ve buna benzer pek çok durumda mail atmamız gerekiyor. Ancak mail içeriği Türkçe de olsa, İngilizce de olsa belli bir düzene veya kurala göre atmaya özen gösteririz. Atılacak olan mail, bir iş için ise çok daha özenli olmak gerekir. Bu nedenle de İngilizce iş maili ile kendinizi doğru şekilde ifade edebilmek için dil bilginizin iyi olması mühim bir noktadır. Eğer ki İngilizce bilmiyorsanız veya dil seviyeniz zayıfsa, öncelikle İngilizce öğrenmeli ve sonrasında İngilizce mail atmanın püf noktalarına geçmelisiniz. Bunun içinse alanında uzman eğitimcilerin bir arada bulunduğu Meet2Talk platformuna kayıt olarak İngilizce öğrenmeye başlayabilirsiniz.
Mail Atarken Dikkat Etmeniz Gerekenler
Mail içeriğinde yazdıklarınıza gerekli özeni göstermelisiniz. Özellikle de mesajınızın karşınızdaki kişiler tarafından ciddi bir şekilde incelenmesi ve en önemlisi de anlatmak istediğiniz şeylerin karşı tarafa doğru bir şekilde aktarılması için belli başlı kurallar vardır. Yani günlük İngilizce konuşma diline hakim de olsanız, İngilizce iş maili çok daha farklı ve belli kuralları olan dil konumundadır.
Örneğin; çalıştığınız şirketin üst yöneticisine bir ileti, mail gönderirken kullanmanız gereken üslup ve mesajı bitirme şekliniz gibi bazı özelliklere fazlasıyla önem vermelisiniz. Kısacası ciddiyetsizlikten ve alaycılıktan uzak bir tarzda ciddi, mütevazı ve doğru bir şekilde kendinizi ifade etmelisiniz. Atacağınız her mail sizi, karakterinizi ve konumunuzu temsil edecektir. Bunları göz önünde bulundurarak mail atmalı ve İngilizce iş maili atma konusuna iyice hâkim olmalısınız. En hızlı şekilde nasıl İngilizce öğrenebilirim diyorsanız da “Evde İngilizce Öğrenmek Mümkün mü?” yazısını da inceleyebilirsiniz.
1.Devrik Cümlelerden Uzak Durmalı ve Gramere Uygun Davranmalısınız
İngilizce iş maili yazmanın en önemli kurallardan başlıcası, gramere uygun devrik olmayan cümleler kullanmaktır. Öznesi, yüklemi ve nesnesi belli olmayan cümleler, iletinin kime hitap edeceği belirsizdir. Bu nedenle atacağınız İngilizce iş maillerinde mutlaka gramere uygun olan cümleler kurmalı, kendinizi net bir şekilde ifade etmelisiniz. Bunun için iyi bir gramere sahip olmalı ve gramer kurallarına uymalısınız.
2. Açık ve Net Olun
Hedefiniz her ne ise açıkça belirtmeli ve konuyu uzatmak yerine içeriği sade tutarak açık bir şekilde ifade etmelisiniz. Gerek İngilizce iş maili gerekse de Türkçe iş maili olsun amacınız ne olursa olsun net olmayı ihmal etmemelisiniz. Zira karşınızdaki kişinin hedefinizi ve ne anlatmak istediğinizi anlayabilmesi için açık bir dil kullanmanız oldukça önemlidir. Özellikle de asıl konuyu dolandırmadan anlatan yazılar yazmalı, iş yoğunluğu olsa dahi okunabilir bir metin yazarak karşınızdaki kişinin ilgisini çekmelisiniz. Aksi takdirde karmaşık olarak yazdığınız boğuk yazılarınız her zaman ikinci plana atılacaktır. Kısacası istek ve arzularınızı belirtirken mesajınızın konusunu ve niçin yazıldığını unutmamalısınız.
Örnek:
-Hazırlamakla yükümlü olduğunuz malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması neticesinde gerekli siparişleri yaparak malzeme ihtiyaçlarını temin edebiliriz (As a result of the preparation of the material requirement list that you are obliged to prepare, we can provide the material needs by making the necessary orders).
Bu cümle yerine;
-Malzeme ihtiyaç listesini en kısa sürede hazırlayıp gönderebilirseniz ihtiyaçlarınızı karşılayabiliriz (If you can prepare and send the material requirement list as soon as possible, we can meet your needs).
Bu cümleyi kullanabilir, açıklığınızı ve netliğinizi ortaya koyabilirsiniz.
3. Nazik Olun ve Resmi Bir Dil Kullanın!
Mailinizin içeriğinin tamamında baştan sona kadar resmi ancak bir o kadar da kibar bir dil kullanmalısınız. Senli ve benli konuşmalardan kaçınmalı, sizli veya bizli konuşmalara yer vermelisiniz. Özellikle de “siz” diye hitap etmek oldukça önemli. İş konusunda bu detaylara ve püf noktalara mutlaka dikkat etmelisiniz. Mailin giriş kısmında karşınızdaki kişiyi selamlamalı, kapanışta ise teşekkürlerinizi ve iyi dileklerinizi sunabilirsiniz.
Örnek:
-“Hi!” veya “Hello!” yerine “Dear Mr./Ms…” gibi cümleler kullanabilirsiniz.
-“Thank you” veya Have a nice day” yerine “Best regards” cümleleri ile kapanışınızı yapabilirsiniz.
4. Cümle Kalıplarına Dikkat Edin!
İngilizce iş maili başta olmak üzere birçok mail içeriğinde doğru bilinen fakat yanlışlar olarak da nitelendirilen cümleler kullanılabiliyor. Doğru cümle kalıpları bazen sizleri zora sokabilir. Yani herkes tarafından kullanılmakta olan kalıplar aslında yanlış yazılabiliyor. Maillerinizi göndermeden önce kesinlikle son kontrollerinizi yapmanız gerekiyor. Ayrıca bazı kelimelerin yazımında da benzer yanlışlıklar olabileceğini unutmamalısınız. Bu nedenle de imla kurallarına iyice hakim olmalısınız.
Örnek:
-İt is kelimesinin kısaltılması “İt’s” şeklindedir. Bu şekilde kısaltılarak kullanılan “it’s” kelimesi “o” anlamı yerine “onun” anlamına gelir. Bu da karışıklık olmasının sebebi olacaktır. Kelimeyi olduğu gibi “it is” olarak kendi kalıbıyla kullanmanız daha doğru olacaktır.
5. Hitap Etme Şeklinize Odaklanın
Mail yazarken, iş görüşmelerine giderken ve buna benzer faaliyetlerde bulunurken dilinizi özgün kullanmalı ve karşınızdaki kişiye doğru bir üslupla hitap etmelisiniz. İş yaşamı dahil olmak üzere iletişimde en önemli olan hususlardan biri de hitap etme biçiminizdir. Özellikle de İngilizce iş maili yazarken ön plana çıkan bu durum karşınızdakine kendi karakterinizi ve konuşma şeklinizi anlatmanızın da bir yoludur. Bu nedenle mailin giriş kısmından başlayarak sonunu getirene kadar düzgün ve doğru bir hitapla konuşmalısınız. Ancak unutmayın ki karşınızdaki kişinin cinsiyeti de bu noktada önemli bir detaydır. Kadın veya erkek fark etmeksizin hitap şeklinizi doğru ayarlamalısınız.
6. İnsanların Zamanını Harcamayın
İngilizce iş maili yazarken, karşınızdaki kişinin zamanını harcamayacak şekilde kısa ve net olarak kendinizi ifade etmeniz de oldukça önemli. Anlatmak istediğiniz veya hedefiniz her neyse karşınızdaki kişiyi oyalamayacak ve zaman kaybı yaşatmayacak şekilde yazmalısınız. Özellikle de iş maillerinde bu durum oldukça önemli olan ve mutlaka dikkat edilmesi gereken püf noktalardandır. Bu yüzden İngilizcenin doğru cümle kalıplarını kullanarak isteklerinizi ve beklentilerinizi bir tek paragrafla da dahi olsa net kısaca anlatabilirsiniz.
7. Teşekkür Etmeyi Unutmayın
Mailin giriş kısmında selamla ne kadar çok önemli ise içeriğin sonunda da karşınızdaki kişiye teşekkür etmeniz de o kadar önemlidir. Özellikle de yolladığınız maile karşılık gelen cevapta karşınızdaki kişi size teşekkür ederek başlamışsa, siz de pozitif bir yaklaşım ile teşekkürlerinizi sunarak devam edin. Karşılıklı ilişkilerde bu tür ifadeleri kullanmak fazlasıyla önemlidir. İletişimin bel kemiği olan bu ifadeleri; İngilizce iş maili yazarken de kullanmaya özen göstermeniz, işe ve karşınızdaki kişiye verdiğiniz değeri de yansıtacaktır.